Die Pivot-Tabelle ist eine der leistungsstärksten – und einschüchterndsten – Funktionen von Microsoft Excel. Pivot-Tabellen können Ihnen dabei helfen, große Datensätze zusammenzufassen und zu verstehen.
Allerdings gelten sie auch als kompliziert.
Die gute Nachricht ist, dass das Erstellen einer Pivot-Tabelle in Excel viel einfacher ist, als Sie vielleicht glauben (glauben Sie mir!).
Ich werde Sie durch den Prozess der Erstellung einer Pivot-Tabelle führen und Ihnen zeigen, wie einfach das ist. Lassen Sie uns jedoch zunächst einen Schritt zurückgehen und sicherstellen, dass Sie genau verstehen, was eine Pivot-Tabelle ist und warum Sie möglicherweise eine verwenden müssen.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Eine Pivot-Tabelle ist eine Zusammenfassung Ihrer Daten in Form eines Diagramms, mit dem Sie anhand Ihrer Informationen Trends ermitteln und analysieren können. Pivot-Tabellen sind besonders nützlich, wenn Sie lange Zeilen oder Spalten mit Werten haben, deren Summen Sie verfolgen und problemlos miteinander vergleichen müssen.
Mit anderen Worten: Pivot-Tabellen extrahieren Bedeutung aus dem scheinbar endlosen Zahlenwirrwarr auf Ihrem Bildschirm. Genauer gesagt können Sie Ihre Daten auf unterschiedliche Weise gruppieren, sodass Sie leichter hilfreiche Schlussfolgerungen ziehen können.
Der „Pivot“-Teil einer Pivot-Tabelle ergibt sich aus der Tatsache, dass Sie die Daten in der Tabelle drehen (oder pivotieren) können, um sie aus einer anderen Perspektive anzuzeigen.
Um es klar zu sagen: Wenn Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, fügen Sie Ihren Daten nichts hinzu, ziehen nichts ab und ändern auch nichts auf andere Weise. Stattdessen organisieren Sie die Daten einfach neu, um nützliche Informationen zu erhalten.
Video-Tutorial: So erstellen Sie Pivot-Tabellen in Excel
Wir wissen, dass Pivot-Tabellen komplex und entmutigend sein können, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal eine erstellen. In diesem Video-Tutorial erfahren Sie, wie Sie in sechs Schritten eine Pivot-Tabelle erstellen und gewinnen Vertrauen in Ihre Fähigkeiten im Umgang mit dieser leistungsstarken Excel-Funktion.
Wenn Sie sich intensiv mit der Erstellung von Pivot-Tabellen in Excel befassen, können Sie diese in kürzester Zeit beherrschen. Kombinieren Sie dies mit unserem Excel-Vorlagen-Kit, um gleich richtig durchzustarten.
Wofür werden Pivot-Tabellen verwendet?
Wenn Sie immer noch nicht ganz sicher sind, was Pivot-Tabellen eigentlich tun, machen Sie sich keine Sorgen. Diese Technologie ist viel einfacher zu verstehen, wenn man sie einmal in Aktion gesehen hat.
Denken Sie daran, dass Pivot-Tabellen nicht die einzigen Tools sind, die Sie in Excel verwenden können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Beherrschung von Excel .
Der Zweck von Pivot-Tabellen besteht darin, benutzerfreundliche Möglichkeiten zur schnellen Zusammenfassung großer Datenmengen zu bieten. Mit ihrer Hilfe können numerische Daten besser verstanden, dargestellt und detailliert analysiert werden.
Mithilfe dieser Informationen können Sie unerwartete Fragen zu den Daten erkennen und beantworten.
Hier sind fünf hypothetische Szenarien, in denen eine Pivot-Tabelle hilfreich sein könnte.
1. Vergleich der Verkaufszahlen verschiedener Produkte
Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt mit monatlichen Verkaufsdaten für drei verschiedene Produkte – Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3. Sie möchten herausfinden, welches der drei den höchsten Umsatz generiert hat.
Eine Möglichkeit besteht darin, das Arbeitsblatt durchzusehen und jedes Mal, wenn Produkt 1 erscheint, die entsprechenden Verkaufszahlen manuell zu einer laufenden Summe hinzuzufügen.
Derselbe Vorgang kann dann für Produkt 2 und Produkt 3 wiederholt werden, bis Sie für alle die Gesamtsummen haben. Ein Kinderspiel, oder?
Stellen Sie sich nun vor, Ihr monatliches Verkaufsarbeitsblatt umfasst Tausende und Abertausende Zeilen. Das manuelle Sortieren aller erforderlichen Daten könnte buchstäblich eine Ewigkeit dauern.
Mit Pivot-Tabellen können Sie alle Verkaufszahlen für Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 automatisch aggregieren und ihre jeweiligen Summen in weniger als einer Minute berechnen.
2. Anzeige der Produktverkäufe als Prozentsatz des Gesamtumsatzes
Pivot-Tabellen zeigen beim Erstellen automatisch die Summen jeder Zeile oder Spalte an. Dies ist jedoch nicht die einzige Zahl, die Sie automatisch erstellen können.
Angenommen, Sie haben vierteljährliche Verkaufszahlen für drei verschiedene Produkte in ein Excel-Tabellenblatt eingegeben und diese Daten in eine Pivot-Tabelle umgewandelt.
Die Pivot-Tabelle gibt Ihnen unten in jeder Spalte automatisch drei Gesamtsummen aus, nachdem die Quartalsverkäufe der einzelnen Produkte addiert wurden.
Was aber, wenn Sie den Prozentsatz ermitteln möchten, den diese Produktverkäufe zum Gesamtumsatz des Unternehmens beitragen, und nicht nur den Gesamtumsatz dieser Produkte?
Mit einer Pivot-Tabelle können Sie jede Spalte so konfigurieren, dass Sie statt nur der Spaltensumme den Prozentsatz der Spalte im Verhältnis zu allen drei Spaltensummen erhalten.
Angenommen, drei Produkte erzielten einen Gesamtumsatz von 200.000 US-Dollar und das erste Produkt brachte 45.000 US-Dollar ein. Sie können eine Pivot-Tabelle bearbeiten und angeben, dass dieses Produkt 22,5 % zum Gesamtumsatz des Unternehmens beitrug.
Um die Produktverkäufe als Prozentsatz des Gesamtumsatzes in einer Pivot-Tabelle anzuzeigen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Verkaufssumme und wählen Sie „ Werte anzeigen als > % der Gesamtsumme“ aus .
3. Kombinieren doppelter Daten
In diesem Szenario haben Sie gerade ein Blog-Redesign abgeschlossen und mussten viele URLs aktualisieren. Leider konnte Ihre Blog-Reporting-Software die Änderung nicht richtig verarbeiten und teilte die „Ansichts“-Metriken für einzelne Beiträge auf zwei verschiedene URLs auf.
In Ihrer Tabelle haben Sie nun zwei separate Instanzen jedes einzelnen Blogbeitrags. Um genaue Daten zu erhalten, müssen Sie die Gesamtaufrufe für jedes dieser Duplikate kombinieren.
Anstatt alle Kennzahlen der Duplikate manuell suchen und kombinieren zu müssen, können Sie Ihre Daten (über eine Pivot-Tabelle) nach Blog-Beitragstiteln zusammenfassen.
Voilà, die Ansichtsmetriken dieser doppelten Beiträge werden automatisch aggregiert.
4. Ermittlung der Mitarbeiterzahl für einzelne Abteilungen
Pivot-Tabellen sind hilfreich, um Dinge automatisch zu berechnen, die Sie in einer einfachen Excel-Tabelle nicht so leicht finden können. Eine dieser Funktionen ist das Zählen von Zeilen, die alle etwas gemeinsam haben.
Angenommen, Sie haben eine Liste von Mitarbeitern in einer Excel-Tabelle. Neben den Namen der Mitarbeiter steht die jeweilige Abteilung, zu der sie gehören.
Sie können aus diesen Daten eine Pivot-Tabelle erstellen, die den Namen jeder Abteilung und die Anzahl der zu diesen Abteilungen gehörenden Mitarbeiter anzeigt.
Dank der automatisierten Funktionen der Pivot-Tabelle müssen Sie die Excel-Tabelle nicht mehr nach Abteilungsnamen sortieren und jede Zeile manuell zählen.
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5. Hinzufügen von Standardwerten zu leeren Zellen
Nicht jeder Datensatz, den Sie in Excel eingeben, füllt jede Zelle. Wenn Sie auf neue Daten warten, haben Sie möglicherweise viele leere Zellen, die verwirrend aussehen oder einer weiteren Erklärung bedürfen.
Hier kommen Pivot-Tabellen ins Spiel.
Sie können eine Pivot-Tabelle einfach anpassen, um leere Zellen mit einem Standardwert wie „0 $“ oder „TBD“ (für „to be determined“) zu füllen.
Bei großen Datentabellen ist die Möglichkeit, diese Zellen schnell zu markieren, eine wertvolle Funktion, wenn viele Personen dasselbe Blatt überprüfen.
Um die leeren Zellen Ihrer Pivot-Tabelle automatisch zu formatieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle und klicken Sie auf „PivotTable-Optionen“.
Aktivieren Sie im angezeigten Fenster das Kontrollkästchen „Bei leeren Zellen anzeigen“ und geben Sie ein, was angezeigt werden soll, wenn eine Zelle keinen anderen Wert enthält.
So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle
Nachdem Sie nun ein besseres Verständnis für Pivot-Tabellen haben, gehen wir nun in die Einzelheiten der eigentlichen Erstellung einer Pivot-Tabelle ein.
Zum Erstellen einer Pivot-Tabelle sagte der Datenanalyst Toyin Odobo :
„Interessanterweise bietet MS Excel den Benutzern auch eine Funktion ‚Empfohlene PivotTable‘. Nach der Analyse Ihrer Daten empfiehlt Excel ein oder mehrere PivotTable-Layouts, die für Ihre Analyse hilfreich sein könnten. Sie können aus diesen auswählen und bei Bedarf weitere Änderungen vornehmen.“
Sie führen weiter aus: „Dies hat jedoch seine Grenzen, da möglicherweise nicht immer die beste Anordnung für Ihre Daten empfohlen wird. Als Datenexperte rate ich Ihnen, dies im Hinterkopf zu behalten und die Möglichkeit zu prüfen, zu lernen, wie Sie eine Pivot-Tabelle von Grund auf selbst erstellen können.“
Unter Berücksichtigung dieser guten Ratschläge können Sie nun mit den folgenden Schritten Ihre ganz eigene Pivot-Tabelle erstellen. Wenn Sie jedoch nach anderen Möglichkeiten zur Visualisierung Ihrer Daten suchen, verwenden Sie Excel-Grafiken und -Diagramme .
Schritt 1. Geben Sie Ihre Daten in einen Zeilen- und Spaltenbereich ein.
Jede Pivot-Tabelle in Excel beginnt mit einer einfachen Excel-Tabelle, in der alle Ihre Daten gespeichert sind. Um diese Tabelle zu erstellen, trage ich zunächst einfach die Werte in eine Reihe von Zeilen und Spalten ein, wie im folgenden Beispiel.
Hier habe ich eine Liste von Personen, deren Bildungsniveau und Familienstand. Mit einer Pivot-Tabelle könnte ich mehrere Informationen herausfinden. Ich könnte zum Beispiel herausfinden, wie viele Personen mit Master-Abschluss verheiratet sind.
An diesem Punkt sollten Sie ein Ziel für Ihre Pivot-Tabelle festlegen. Welche Art von Informationen möchten Sie durch die Manipulation dieser Daten gewinnen? Was möchten Sie erfahren? Dies wird Ihnen in den nächsten Schritten beim Entwurf Ihrer Pivot-Tabelle helfen.
Schritt 2. Fügen Sie Ihre Pivot-Tabelle ein.
Das Einfügen Ihrer Pivot-Tabelle ist eigentlich der einfachste Teil. Sie sollten Folgendes tun:
- Markieren Sie Ihre Daten.
- Gehen Sie im oberen Menü zu „Einfügen“ .
- Klicken Sie auf Pivot-Tabelle .
Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version von Excel verwenden, befindet sich in der oberen Navigation möglicherweise unter „Tabellen“ oder „Daten“ „PivotTables“ und nicht „Einfügen“.
Es erscheint ein Dialogfeld, das den ausgewählten Datensatz bestätigt und Ihnen die Möglichkeit bietet, Daten aus einer externen Quelle zu importieren (ignorieren Sie dies vorerst).
Sie werden außerdem gefragt, wo Sie Ihre Pivot-Tabelle platzieren möchten. Ich empfehle die Verwendung eines neuen Arbeitsblatts.
Normalerweise müssen Sie die Optionen nicht bearbeiten, es sei denn, Sie möchten die ausgewählte Tabelle und den Speicherort Ihrer Pivot-Tabelle ändern.
Wenn Sie alles noch einmal überprüft haben, klicken Sie auf OK .
Sie erhalten dann ein leeres Ergebnis wie dieses:
Hier wird es etwas verwirrend und hier habe ich als Anfänger immer aufgehört, weil ich so verwirrt war. Als Nächstes bearbeiten wir die Pivot-Tabellenfelder, sodass eine Tabelle gerendert wird.
Schritt 3. Bearbeiten Sie Ihre PivotTable-Felder.
Sie haben jetzt das „Grundgerüst“ Ihrer Pivot-Tabelle und es ist an der Zeit, es auszuarbeiten. Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird ein Bereich angezeigt, in dem Sie die Felder Ihrer Pivot-Tabelle bearbeiten können.
Wenn Sie das zum ersten Mal machen, kann es etwas verwirrend sein.
In diesem Bereich können Sie alle Ihre vorhandenen Tabellenfelder (in meinem Beispiel wären das Vorname , Nachname , Ausbildung und Familienstand ) nehmen und sie in eines von vier Feldern umwandeln:
Filter
Dadurch wird das ausgewählte Feld oben zu einem Filter, mit dem Sie Daten segmentieren können. Unten habe ich beispielsweise ausgewählt, meine Pivot-Tabelle nach Bildung zu filtern . Dies funktioniert genau wie ein normaler Filter oder Datenspleißer.
Dadurch werden die von Ihnen ausgewählten Felder in Ihrer Pivot-Tabelle in vertikale Spalten umgewandelt. Im folgenden Beispiel habe ich beispielsweise die Spalten Familienstand erstellt .
Beachten Sie, dass die Feldwerte selbst in Spalten umgewandelt werden und nicht der ursprüngliche Feldtitel. Hier lauten die Spalten „Verheiratet“ und „Ledig“. Ziemlich raffiniert, oder?
Reihe
Dadurch wird das ausgewählte Feld in Ihrer Pivot-Tabelle in horizontale Zeilen umgewandelt. So sieht es beispielsweise aus, wenn das Feld „Bildung“ auf „Zeilen“ eingestellt ist.
Dadurch werden die Werte aus dem ausgewählten Feld in die Tabelle umgewandelt und Sie erhalten Daten zum Zusammenfassen oder Analysieren.
Werte können gemittelt, summiert, gezählt usw. werden. Im folgenden Beispiel sind die Werte beispielsweise eine Zählung des Felds „Vorname“ , die mir sagt, welche Personen auf welchem Bildungsniveau verheiratet oder ledig sind.
Schritt 4: Analysieren Sie Ihre Pivot-Tabelle.
Sobald Sie Ihre Pivot-Tabelle haben, ist es an der Zeit, die Frage zu beantworten, die Sie sich zu Beginn gestellt haben. Welche Informationen wollten Sie durch die Manipulation der Daten gewinnen?
Mit dem obigen Beispiel wollte ich wissen, wie viele Personen unabhängig vom Bildungsniveau verheiratet oder ledig sind.
Ich habe daher die Spalten „Familienstand“ , die Zeilen „ Ausbildung“ und die Werte „Vorname“ (ich hätte auch „Nachname “ verwenden können ) erstellt.
Werte können summiert, gemittelt oder anderweitig berechnet werden, wenn es sich um Zahlen handelt, aber das Feld „Vorname“ ist ein Textfeld. Die Tabelle hat es automatisch auf „ Anzahl“ gesetzt , was bedeutete, dass die Anzahl der Vornamen gezählt wurde, die jeder Kategorie entsprechen. Das Ergebnis war die folgende Tabelle:
Dabei habe ich erfahren, dass auf allen Bildungsstufen vom Doktorgrad über die Sekundarstufe I, Master-Abschluss, Grundschule bis zur Sekundarstufe II folgende Anzahl von Personen verheiratet oder ledig ist:
- Doktorat: 2 Einzel
- Sekundarstufe I: 1 verheiratet
- Master: 2 verheiratet, 1 ledig
- Primär: 1 verheiratet
- Oberstufe: 3 Einzel
Sehen wir uns nun ein Beispiel für diese Prinzipien an, allerdings zur Ermittlung der durchschnittlichen Anzahl von Impressionen pro Blogbeitrag im HubSpot-Blog.
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Schritt-für-Schritt-Excel-Pivot-Tabelle
- Geben Sie Ihre Daten in einen Zeilen- und Spaltenbereich ein.
- Sortieren Sie Ihre Daten nach einem bestimmten Attribut (falls erforderlich).
- Markieren Sie Ihre Zellen, um Ihre Pivot-Tabelle zu erstellen.
- Ziehen Sie ein Feld per Drag & Drop in den Bereich „Zeilenbeschriftungen“.
- Ziehen Sie ein Feld per Drag & Drop in den Bereich „Werte“.
- Optimieren Sie Ihre Berechnungen.
Schritt 1. Ich habe meine Daten in einen Zeilen- und Spaltenbereich eingegeben.
Ich möchte die durchschnittliche Anzahl der Impressionen pro HubSpot-Blogbeitrag ermitteln. Zuerst habe ich meine Daten eingegeben, die mehrere Spalten haben:
- Top Seiten
- Klicks
- Impressionen
Die Tabelle enthält auch CTR und Position, aber ich werde das nicht in meine PivotTable-Felder aufnehmen.
Schritt 2. Ich habe meine Daten nach einem bestimmten Attribut sortiert.
Ich möchte meine URLs nach Klicks sortieren, um die Informationen leichter verwalten zu können, sobald sie in eine Pivot-Tabelle umgewandelt werden. Dieser Schritt ist optional, kann aber bei großen Datensätzen nützlich sein.
Um Ihre Daten zu sortieren, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Registerkarte Daten und wählen Sie Sortieren aus . Im angezeigten Fenster können Sie Ihre Daten nach jeder gewünschten Spalte und in beliebiger Reihenfolge sortieren.
Um beispielsweise meine Excel-Tabelle nach „Klicks“ zu sortieren, habe ich unter „ Spalte “ diesen Spaltentitel ausgewählt und dann als Reihenfolge „Vom Größten zum Kleinsten“ gewählt.
Schritt 3. Ich habe meine Zellen hervorgehoben, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen.
Markieren Sie wie im vorherigen Tutorial Ihren Datensatz, klicken Sie in der oberen Navigation auf „Einfügen“ und dann auf „PivotTable“.
Alternativ können Sie Ihre Zellen markieren, rechts neben dem PivotTable-Symbol „Empfohlene PivotTables“ auswählen und eine Pivot-Tabelle mit voreingestellten Vorschlägen zum Organisieren der einzelnen Zeilen und Spalten öffnen.
Schritt 4. Ich habe ein Feld per Drag & Drop in den Bereich „Zeilen“ gezogen.
Jetzt ist es Zeit, mit dem Bau meines Tisches zu beginnen.
Zeilen bestimmen, nach welcher eindeutigen Kennung die Pivot-Tabelle Ihre Daten organisiert.
Da ich eine Reihe von Blogdaten nach URL organisieren möchte, habe ich das Feld „Top-Seiten“ per Drag & Drop in den Bereich „Zeilen“ gezogen.
Hinweis: Ihre Pivot-Tabelle kann je nach der von Ihnen verwendeten Excel-Version unterschiedlich aussehen. Die allgemeinen Prinzipien bleiben jedoch gleich.
Schritt 5. Ich habe ein Feld per Drag & Drop in den Bereich „Werte“ gezogen.
Als Nächstes ist es an der Zeit, einige Werte hinzuzufügen, indem Sie ein Feld in den Bereich „Werte“ ziehen .
Obwohl mein Schwerpunkt auf Impressionen liegt, möchte ich dennoch Klicks sehen. Ich habe es in das Feld „Werte“ gezogen und die Berechnung auf „ Summe“ belassen .
Dann habe ich „Impressionen“ in das Wertefeld gezogen, wollte aber nicht nach „Summe“ zusammenfassen. Stattdessen wollte ich den Durchschnitt sehen .
Ich klickte auf das kleine „i“ neben „Impressionen“, wählte unter „Zusammenfassen nach “ die Option „Durchschnitt“ aus und klickte dann auf „OK“ .
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihre Pivot-Tabelle entsprechend aktualisiert.
Schritt 6. Ich habe meine Berechnungen verfeinert.
Standardmäßig wird die Summe eines bestimmten Werts berechnet. Sie können dies jedoch problemlos in einen Wert wie Durchschnitt, Maximum oder Minimum ändern, je nachdem, was Sie berechnen möchten.
Ich musste meine Berechnungen nicht weiter verfeinern, aber das ist jederzeit möglich. Klicken Sie auf einem Mac auf das i neben dem Wert und wählen Sie Ihre Berechnung aus.
Wenn Sie einen PC verwenden, müssen Sie auf das kleine umgedrehte Dreieck neben Ihrem Wert klicken und „Wertfeldeinstellungen“ auswählen , um auf das Menü zuzugreifen.
Wenn Sie Ihre Daten nach Ihren Wünschen kategorisiert haben, speichern Sie Ihre Arbeit und vergessen Sie nicht, die Ergebnisse zu analysieren.
Beispiele für Pivot-Tabellen
Von der Verwaltung Ihres Geldes bis zur Überwachung Ihrer Marketingaktivitäten können Ihnen Pivot-Tabellen dabei helfen, den Überblick über wichtige Daten zu behalten. Die Möglichkeiten sind endlos!
Zur Inspiration sehen Sie sich unten drei Pivot-Tabellenbeispiele an.
1. Erstellen einer PTO-Zusammenfassung und eines PTO-Trackers
Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, ein Unternehmen leiten oder ein kleines Team führen, ist die Verwaltung der Mitarbeiterurlaube unerlässlich. Mit dieser Pivot-Tabelle können Sie diese Daten nahtlos verfolgen.
Sie müssen lediglich die Identifikationsdaten Ihrer Mitarbeiter sowie die folgenden Daten importieren:
- Krankheitstage
- Bezahlte Urlaubsstunden
- Betriebsferien
- Überstunden
- Regelmäßige Arbeitszeit des Mitarbeiters
Von dort aus können Sie Ihre Pivot-Tabelle nach einer dieser Kategorien sortieren.
2. Erstellen eines Budgets
Egal, ob Sie ein Projekt leiten oder einfach nur Ihr eigenes Geld verwalten, Pivot-Tabellen sind ein hervorragendes Tool zur Ausgabenverfolgung.
Der einfachste Haushaltsplan erfordert lediglich die folgenden Kategorien:
- Datum der Transaktion
- Widerrufsbelehrung/Spesen
- Einzahlung/Einkommen
- Beschreibung
- Alle übergreifenden Kategorien (wie bezahlte Anzeigen oder Auftragnehmergebühren)
Anhand dieser Informationen kann ich meine größten Ausgaben erkennen und mir Möglichkeiten zum Sparen überlegen.
3. Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Kampagne
Pivot-Tabellen können Ihrem Team dabei helfen, die Leistung Ihrer Marketingkampagnen zu beurteilen.
In diesem Beispiel wird die Kampagnenleistung nach Regionen aufgeschlüsselt. Sie können leicht erkennen, welches Land bei verschiedenen Kampagnen die höchsten Conversions erzielt hat.
Auf diese Weise können Sie Taktiken identifizieren, die in den einzelnen Regionen gute Ergebnisse erzielen und feststellen, wo Änderungen an der Werbung erforderlich sind.
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Grundlagen der Pivot-Tabelle
Bei der Erstellung und Verwendung von Pivot-Tabellen sind einige Aufgaben unvermeidlich. Um Sie bei diesen Aufgaben zu unterstützen, werde ich Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Durchführung geben.
So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle mit mehreren Spalten
Da Sie nun eine Pivot-Tabelle erstellen können, wie wäre es, wenn wir versuchen würden, eine mit mehreren Spalten zu erstellen?
Befolgen Sie einfach diese Schritte:
- Wählen Sie Ihren Datenbereich aus. Wählen Sie die Daten aus, die Sie in Ihre Pivot-Tabelle aufnehmen möchten, einschließlich der Spaltenüberschriften.
- Fügen Sie eine Pivot-Tabelle ein. Gehen Sie in der Excel-Multifunktionsleiste zur Registerkarte „ Einfügen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „PivotTable“.
- Wählen Sie Ihren Datenbereich. Stellen Sie im Dialogfeld „PivotTable erstellen“ sicher, dass automatisch der richtige Bereich ausgewählt wird, und wählen Sie aus, wo Sie die PivotTable platzieren möchten (z. B. ein neues Arbeitsblatt oder ein vorhandenes Arbeitsblatt).
- Legen Sie mehrere Spalten fest. Ziehen Sie in der PivotTable -Feldliste die Felder, die Sie als Spaltenbeschriftungen verwenden möchten, per Drag & Drop in den Bereich „Spalten“. Diese Felder werden in Ihrer PivotTable als mehrere Spalten angezeigt.
- Fügen Sie Zeilenbeschriftungen und Werte hinzu. Ziehen Sie die Felder, die Sie als Zeilenbeschriftungen zusammenfassen oder anzeigen möchten, per Drag & Drop in den Bereich „Zeilen“.
Ebenso können Sie die Felder, die Sie für Berechnungen oder Aggregationen verwenden möchten, per Drag & Drop in den Bereich „Werte“ ziehen.
- Passen Sie die Pivot-Tabelle an. Sie können Ihre Pivot-Tabelle weiter anpassen, indem Sie das Layout anpassen, Filter anwenden, die Daten nach Bedarf sortieren und formatieren.
Weitere visuelle Anweisungen finden Sie in diesem Video:
So kopieren Sie eine Pivot-Tabelle
Um eine Pivot-Tabelle in Excel zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie die gesamte Pivot-Tabelle aus. Klicken Sie irgendwo in die Pivot-Tabelle. Sie sollten rund um die Tabelle Auswahlpunkte sehen.
- Kopieren Sie die Pivot-Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“ aus dem Kontextmenü oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+C auf Ihrer Tastatur.
- Wählen Sie das Ziel. Gehen Sie zu dem Arbeitsblatt, in das Sie die kopierte Pivot-Tabelle einfügen möchten.
- Fügen Sie die Pivot-Tabelle ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in die Sie die Pivot-Tabelle einfügen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü „Einfügen“ aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+V auf Ihrer Tastatur.
- Passen Sie den Bereich der Pivot-Tabelle an (falls erforderlich). Wenn sich die kopierte Pivot-Tabelle mit vorhandenen Daten überschneidet, müssen Sie möglicherweise den Bereich anpassen, um ein Überschreiben der vorhandenen Daten zu vermeiden. Klicken Sie einfach auf die Eckgriffe der eingefügten Pivot-Tabelle und ziehen Sie sie, um die Größe entsprechend anzupassen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Pivot-Tabelle problemlos von einer Stelle an eine andere innerhalb derselben Arbeitsmappe oder sogar zwischen verschiedenen Arbeitsmappen kopieren und einfügen.
Auf diese Weise können Sie Pivot-Tabellen in andere Arbeitsblätter oder Bereiche innerhalb Ihrer Excel-Datei duplizieren oder verschieben.
Weitere visuelle Anweisungen finden Sie in diesem Video:
So sortieren Sie eine Pivot-Tabelle
Um eine Pivot-Tabelle zu sortieren, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie die Spalte oder Zeile aus, die Sie sortieren möchten.
- Wenn Sie eine Spalte sortieren möchten, klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf eine beliebige Zelle innerhalb dieser Spalte.
- Wenn Sie eine Zeile sortieren möchten, klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf eine beliebige Zelle innerhalb dieser Zeile.
- Aufsteigend oder absteigend sortieren.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Spalte oder Zeile und wählen Sie „Sortieren“ aus dem Kontextmenü.
- Wählen Sie im Untermenü „Sortieren“ entweder „Sortieren von A bis Z“ (aufsteigende Reihenfolge) oder „Sortieren von Z bis A“ (absteigende Reihenfolge).
Alternativ können Sie die Sortierschaltflächen im Excel-Menüband verwenden:
- Gehen Sie zur Registerkarte „PivotTable“. Wählen Sie die PivotTable aus und gehen Sie auf der Excel-Multifunktionsleiste zur Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ (je nach Ihrer Excel-Version).
- Sortieren Sie die Pivot-Tabelle. Klicken Sie in der Gruppe „Sortieren“ auf die Schaltfläche „Aufsteigend sortieren“ (A bis Z) oder „Absteigend sortieren“ (Z bis A).
Mit diesen Anweisungen können Sie die Daten in einer Spalte oder Zeile Ihrer Pivot-Tabelle sortieren. Bitte beachten Sie, dass beim Sortieren einer Pivot-Tabelle die Daten in diesem bestimmten Feld neu angeordnet werden und die Gesamtstruktur der Pivot-Tabelle nicht beeinflusst wird.
Sie können sich für weitere Anweisungen auch das folgende Video ansehen.
So löschen Sie eine Pivot-Tabelle
Um eine Pivot-Tabelle in Excel zu löschen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie die Pivot-Tabelle aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie irgendwo in der Pivot-Tabelle, die Sie entfernen möchten.
- Löschen Sie die Pivot-Tabelle.
- Drücken Sie die Taste „Entf“ oder „Rücktaste“ auf Ihrer Tastatur.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und wählen Sie „Löschen“ aus dem Kontextmenü.
- Gehen Sie auf der Excel-Multifunktionsleiste zur Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ (je nach Ihrer Excel-Version), klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ oder „Entwurf“ und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü die Option „Löschen“ aus.
- Bestätigen Sie den Löschvorgang. Excel fordert Sie möglicherweise auf, das Löschen der Pivot-Tabelle zu bestätigen. Überprüfen Sie die Meldung und wählen Sie „OK“ oder „Ja“, um mit dem Löschen fortzufahren.
Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, werden die Pivot-Tabelle und ihre Daten aus dem Arbeitsblatt entfernt. Beachten Sie, dass beim Löschen einer Pivot-Tabelle weder die ursprüngliche Datenquelle noch andere Daten in der Arbeitsmappe gelöscht werden.
Dadurch wird einfach die PivotTable-Visualisierung aus dem Arbeitsblatt entfernt.
So gruppieren Sie Daten in Pivot-Tabellen
Um Daten in einer Pivot-Tabelle in Excel zu gruppieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datumsspalte das richtige Datumsformat hat. Wenn nicht, formatieren Sie die Spalte als Datum.
- Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Datumsspalte der Pivot-Tabelle aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Gruppieren“ aus dem Kontextmenü.
- Das Dialogfeld „Gruppieren“ wird angezeigt. Wählen Sie die Gruppierungsoption, die Ihren Anforderungen entspricht, z. B. Tage, Monate, Quartale oder Jahre. Sie können mehrere Optionen auswählen, indem Sie beim Auswählen die Strg-Taste gedrückt halten.
- Passen Sie bei Bedarf die Start- und Enddaten an.
- Klicken Sie auf „OK“, um die Gruppierung anzuwenden.
Excel gruppiert nun die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle basierend auf der gewählten Gruppierungsoption. Die Pivot-Tabelle zeigt die zusammengefassten Daten basierend auf den gruppierten Daten an.
Hinweis: Die Schritte können je nach Excel-Version leicht variieren.
Wenn die Option „Gruppieren“ im Kontextmenü nicht angezeigt wird, können Sie das Dialogfeld „Gruppieren“ auch aufrufen, indem Sie in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ gehen, die Schaltfläche „Feld gruppieren“ auswählen und die nachfolgenden Schritte ausführen.
Durch die Gruppierung von Daten in Ihrer Pivot-Tabelle können Sie Daten problemlos nach bestimmten Zeiträumen, z. B. Monaten, analysieren. Dies kann Ihnen zu einem besseren Verständnis der Trends und Muster in Ihren Daten verhelfen.
So fügen Sie einer Pivot-Tabelle ein berechnetes Feld hinzu
Wenn Sie versuchen, einer Pivot-Tabelle in Excel ein berechnetes Feld hinzuzufügen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle aus.
- Gehen Sie auf die Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ im Excel-Menüband (je nach Ihrer Excel-Version).
- Gehen Sie zur Gruppe „Berechnungen“. Klicken Sie in der Gruppe „Berechnungen“ auf die Schaltfläche „Felder, Elemente und Sets“ und wählen Sie „Berechnetes Feld“ aus dem Dropdown-Menü.
- Das Dialogfeld „Berechnetes Feld einfügen“ wird angezeigt. Geben Sie im Feld „Name“ einen Namen für Ihr berechnetes Feld ein.
- Geben Sie im Feld „Formel“ die Formel für Ihr berechnetes Feld ein. Sie können mathematische Operatoren (+, -, *, /), Funktionen und Verweise auf andere Felder in der Pivot-Tabelle verwenden.
- Klicken Sie auf „OK“, um das berechnete Feld zur Pivot-Tabelle hinzuzufügen.
Die Pivot-Tabelle zeigt das berechnete Feld nun als neue Spalte oder Zeile an, abhängig vom Layout Ihrer Pivot-Tabelle.
Das von Ihnen erstellte berechnete Feld verwendet die von Ihnen angegebene Formel, um Werte basierend auf den vorhandenen Daten in der Pivot-Tabelle zu berechnen. Ziemlich cool, oder?
Hinweis: Die Schritte können je nach Ihrer Excel-Version leicht variieren. Wenn Sie die Schaltfläche „Felder, Elemente und Sets“ nicht sehen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle klicken und „Feldliste anzeigen“ auswählen. Beide Optionen haben denselben Effekt.
Durch das Hinzufügen eines berechneten Felds zu Ihrer Pivot-Tabelle können Sie einzigartige Berechnungen durchführen und neue Erkenntnisse aus den Daten in Ihrer Pivot-Tabelle gewinnen.
Damit können Sie Ihre Analyse erweitern und Berechnungen durchführen, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Sie können sich auch das Video unten ansehen, um einige visuelle Anweisungen zu erhalten.
So entfernen Sie die Gesamtsumme aus einer Pivot-Tabelle
Um die Gesamtsumme aus einer Pivot-Tabelle in Excel zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle aus.
- Gehen Sie auf die Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ im Excel-Menüband (je nach Ihrer Excel-Version).
- Klicken Sie in der Gruppe „PivotTable-Optionen“ auf die Schaltfläche „Feldeinstellungen“ oder „Optionen“ .
- Das Dialogfeld „PivotTable-Feldeinstellungen“ oder „PivotTable-Optionen“ wird angezeigt.
- Befolgen Sie abhängig von Ihrer Excel-Version eine der folgenden Methoden:
- Für Excel 2013 und frühere Versionen: Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Zwischensummen und Filter“ das Kontrollkästchen neben „Gesamtsumme“.
- Für Excel 2016 und spätere Versionen: Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Summen und Filter“ das Kontrollkästchen neben „Gesamtsummen für Zeilen/Spalten anzeigen“.
- Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.
Die Gesamtsummenzeile oder -spalte wird aus Ihrer Pivot-Tabelle entfernt und nur die Zwischensummen für einzelne Zeilen oder Spalten werden angezeigt.
Hinweis: Die Schritte können je nach Ihrer Excel-Version und dem Layout Ihrer Pivot-Tabelle leicht variieren. Wenn Sie die Schaltfläche „Feldeinstellungen“ oder „Optionen“ im Menüband nicht sehen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle klicken, „PivotTable-Optionen“ auswählen und die nachfolgenden Schritte ausführen.
Durch das Entfernen der Gesamtsumme können Sie sich auf die spezifischen Zwischensummen in Ihrer Pivot-Tabelle konzentrieren und die Gesamtzusammenfassung aller Daten ausschließen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie die Daten detaillierter analysieren und präsentieren möchten.
Eine anschaulichere Erklärung finden Sie im folgenden Video.
7 Tipps und Tricks für Excel-Pivottabellen
1. Verwenden Sie den richtigen Datenbereich.
Stellen Sie vor dem Erstellen einer Pivot-Tabelle sicher, dass Ihr Datenbereich richtig ausgewählt ist. Schließen Sie alle erforderlichen Spalten und Zeilen ein und stellen Sie sicher, dass der Datenbereich keine leeren Zellen enthält.
2. Formatieren Sie Ihre Daten.
Um mögliche Probleme bei der Dateninterpretation zu vermeiden, formatieren Sie Ihre Daten richtig. Stellen Sie eine einheitliche Formatierung für Datumsfelder, numerische Werte und Textfelder sicher.
Entfernen Sie sämtliche führenden oder nachfolgenden Leerzeichen und stellen Sie sicher, dass alle Werte den richtigen Datentyp aufweisen.
Profi-Tipp : Ich finde es einfacher, meine Daten in Spalten anzuordnen, wobei jede Spalte eine eigene Kopfzeile hat und eine Zeile eindeutige, nicht leere Beschriftungen für jede Spalte enthält. Achten Sie auf verbundene Zellen oder wiederholte Kopfzeilen.
Wenn Sie mit komplexen oder verschachtelten Daten arbeiten, können Sie diese mit Power Query in eine einzelne, in Spalten organisierte Kopfzeile umwandeln.
3. Wählen Sie Ihre Feldnamen mit Bedacht.
Verwenden Sie beim Erstellen einer Pivot-Tabelle klare und beschreibende Namen für Ihre Felder. Dadurch werden die Daten in der Pivot-Tabelle leichter verständlich und analysierbar.
Profi-Tipp : Wenn Sie sich auf geschäftsbezogene Anfragen konzentrieren, finde ich, dass die Verwendung natürlicher Sprache die Suche erleichtert.
Angenommen, Sie suchen nach der Anzahl der aktiven Abonnements im Jahr 2024. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf die Option „Daten analysieren“. Geben Sie „aktive Abonnements im Jahr 2020“ in die Suchleiste ein. Excel zeigt Ihnen die gesuchten Daten an.
4. PivotTable-Filter anwenden.
Nutzen Sie die Filterfunktionen in Pivot-Tabellen, um sich auf bestimmte Teilmengen von Daten zu konzentrieren. Sie können Filter auf einzelne Felder anwenden oder Slicer verwenden, um visuell mit Ihrer Pivot-Tabelle zu interagieren.
Profi-Tipp : Wussten Sie, dass Sie einen bestimmten Slicer mit mehreren Pivot-Tabellen verknüpfen können? Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer klicken, wird die Option „Verbindungen melden“ angezeigt.
Anschließend können Sie die Pivot-Tabellen auswählen, die Sie verknüpfen möchten, und schon sind Sie fertig. Ich habe festgestellt, dass dieselbe Technik auch verwendet werden kann, um mehrere Pivot-Tabellen mithilfe einer Zeitleiste miteinander zu verknüpfen.
5. Klassifizieren Sie Ihre Daten.
Wenn Sie über eine große Datenmenge verfügen, sollten Sie diese gruppieren, um die Analyse zu vereinfachen. Sie können Daten nach Datum, numerischen Bereichen oder mit Ihrer speziellen Klassifizierungsart gruppieren.
Dies hilft, die Daten in der Pivot-Tabelle aussagekräftiger zusammenzufassen und zu organisieren.
Profi-Tipp : Darüber hinaus können Sie die Elemente der Feldliste alphabetisch oder in der Reihenfolge der Datenquelle sortieren. Dabei handelt es sich um die in der Quelltabelle angegebene Reihenfolge.
Ich habe festgestellt, dass die alphabetische Reihenfolge am besten funktioniert, wenn es um unbekannte Datensätze mit zahlreichen Feldern geht.
Was aber, wenn Sie einen bestimmten Eintrag überwachen möchten und dieser immer ganz oben in der Liste stehen soll? Wählen Sie zunächst die gewünschte Zelle aus und klicken Sie dann auf den grünen Cursorrand und halten Sie ihn gedrückt, um ihn nach oben oder unten an die gewünschte Position zu verschieben.
Sie erkennen die Position des Objekts an einem dicken grünen Balken. Sie können auch auf die Stelle klicken, an der der Eintrag erscheinen soll, und den Text eingeben, um den Eintrag in einer PivotTable-Liste zu verschieben und so seine Position zu ändern.
6. Passen Sie das Pivot-Tabellenlayout an.
In Excel können Sie das Layout Ihrer Pivot-Tabelle anpassen.
Sie können Felder per Drag & Drop zwischen verschiedenen Bereichen der Pivot-Tabelle (z. B. Zeilen, Spalten, Werte) verschieben, um das Layout neu anzuordnen und die Daten auf die für Ihre Analyse hilfreichste Weise darzustellen.
Profi-Tipp : Zusätzlich zum Standard-Layout können Sie unter „Berichtslayout“ einen Layoutentwurf aus der Liste auswählen.
Einführung: Wenn Sie bei jedem Öffnen einer Pivot-Tabelle ein bestimmtes Standardlayout wünschen, wählen Sie „Dateien“ > „Optionen“ > „Daten“ > „Standardlayout bearbeiten“. Dort können Sie die Layoutoptionen nach Ihren Wünschen ändern.
7. Daten aktualisieren und auf den neuesten Stand bringen.
Wenn sich Ihre Datenquelle ändert oder Sie neue Daten hinzufügen, denken Sie daran, die Pivot-Tabelle zu aktualisieren, um die neuesten Aktualisierungen widerzuspiegeln.
Um eine Pivot-Tabelle in Excel zu aktualisieren und mit den neuesten Daten zu aktualisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie die Pivot-Tabelle aus. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Pivot-Tabelle, die Sie aktualisieren möchten.
- Aktualisieren Sie die Pivot-Tabelle. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Pivot-Tabelle zu aktualisieren:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Pivot-Tabelle und wählen Sie „Aktualisieren“ aus dem Kontextmenü.
- Oder gehen Sie auf die Registerkarte „PivotTable-Analyse“ oder „PivotTable-Tools“ im Excel-Menüband (je nach Ihrer Excel-Version) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“.
- Oder verwenden Sie die Tastenkombination Alt+F5.
- Überprüfen Sie die aktualisierten Daten. Nach dem Aktualisieren wird die Pivot-Tabelle mit den neuesten Daten aus dem Quellbereich oder der Datenverbindung aktualisiert. Wir empfehlen, die aktualisierten Daten zu bestätigen, um sicherzustellen, dass Sie das haben, was Sie möchten.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre Pivot-Tabelle problemlos aktualisieren, um alle Änderungen in den zugrunde liegenden Daten widerzuspiegeln. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Pivot-Tabelle immer die aktuellsten Informationen anzeigt.
Ausführlichere Anweisungen erhalten Sie im folgenden Video.
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Diese Tipps und Tricks unterstützen Sie beim Erstellen und Verwenden von Pivot-Tabellen in Excel, sodass Sie Ihre Daten dynamisch und effizient analysieren und zusammenfassen können.
Tiefer graben mit Pivot-Tabellen
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Unternehmensanalyst. Sie verfügen über einen großen Datensatz, der analysiert werden muss, um Trends und Muster zu erkennen. Sie und Ihr Team entscheiden sich für die Verwendung einer Pivot-Tabelle, um die Daten schnell und effizient zusammenzufassen und zu analysieren.
Beim Erkunden unterschiedlicher Feldkombinationen haben Sie interessante Erkenntnisse und Zusammenhänge entdeckt, deren manuelle Suche sehr zeitaufwändig gewesen wäre.
Mithilfe der Pivot-Tabelle konnten Sie den Datenanalyseprozess optimieren und den Stakeholdern die Ergebnisse klar und prägnant präsentieren. So konnten Sie sie von der Effizienz Ihres Teams und seiner Fähigkeit, umsetzbare Erkenntnisse abzuleiten, beeindrucken. Klingt doch gut, oder?
Sie haben nun die Grundlagen der Pivot-Tabellenerstellung in Excel kennengelernt. Mit diesem Verständnis können Sie herausfinden, was Sie von Ihrer Pivot-Tabelle benötigen, und die Lösungen finden, nach denen Sie suchen. Viel Glück!
Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Dezember 2018 veröffentlicht und der Vollständigkeit halber aktualisiert.
