Ein Memo ist die beste Möglichkeit, Neuigkeiten mitzuteilen, wenn es in Ihrem Unternehmen ein bedeutendes Update oder einen wichtigen Erfolg gibt.
Anders als bei einer E-Mail wird Ihr Memo an Ihre gesamte Abteilung oder an alle Mitarbeiter des Unternehmens gesendet. Daher ist es genauso wichtig zu wissen, wie Sie ein Memo formatieren, wie das, was Sie schreiben. Kein Druck. (Na ja, vielleicht ein bisschen Druck …)
Bevor ich ein Memo schreibe, nehme ich mir etwas Zeit, um mich selbst zu motivieren. Diese interne Mitteilung wird von meinen Kollegen, meinem Chef und wahrscheinlich auch dem Chef meines Chefs gelesen. Die richtige Sprache ist entscheidend und jedes Wort zählt.
In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen beim Schreiben von Memos und gebe Tipps von meinen HubSpot-Kollegen. Anschließend zeige ich hervorragende Memobeispiele und eine Vorlage, die Ihnen beim Erstellen Ihres eigenen Memos hilft. Lassen Sie uns eintauchen!
Was ist ein Memo?
Ein Memo oder Memo ist ein Dokument, das an eine Gruppe von Personen weitergegeben wird, um Informationen zu einer Aufgabe, einem Projekt, einem Ereignis oder Ähnlichem zu verbreiten. Der Zweck eines Memos besteht darin, die Aufmerksamkeit auf diese Informationen schnell und knapp zu lenken.
Memos werden weitergegeben, um Leser über neue Informationen zu informieren und können in verschiedenen Communities und Unternehmen eingesetzt werden.
Gemeinden können Memos verwenden, um die Menschen in ihrer Gemeinde über Richtlinien zur öffentlichen Sicherheit zu informieren, für verschiedene Veranstaltungen zu werben und das Bewusstsein für Themen zu schärfen, die ihr Leben betreffen.
Unternehmen können Memos verwenden, um Informationen zu kürzlich aktualisierten Richtlinien, Verfahrensänderungen, wichtigen Meilensteinen oder erforderlichen Maßnahmen der Mitarbeiter weiterzugeben, z. B. die Teilnahme an einer bevorstehenden Besprechung oder Konferenz.
Ich schreibe häufig Memos, wenn es bedeutende Änderungen an meinem Programm bei HubSpot gibt. Vielleicht implementieren wir einen neuen Workflow, reorganisieren die Struktur unseres Teams oder teilen Erkenntnisse aus einem gerade abgeschlossenen Projekt. Memos zeigen Wichtigkeit an, daher schreibe ich sie nur, wenn ich wichtige Updates mitzuteilen habe, die mehrere Stakeholder betreffen.
Im Folgenden werden wir untersuchen, wann Memos notwendig sind. Aber zuerst besprechen wir, wie man ein Memo schreibt.
So schreiben Sie ein Memo (+ HubSpot-Tipps)
- Schreiben Sie eine Überschrift.
- Schreiben Sie eine Einleitung.
- Geben Sie Hintergrundinformationen zum Problem an.
- Skizzieren Sie Aktionspunkte und einen Zeitplan (optional).
- Begründen Sie alle Gründe.
- Dämpfe etwaige Schläge (optional).
- Fügen Sie eine Schlusserklärung hinzu.
- Vor dem Senden überprüfen und Korrektur lesen.
Sie können ein Memo in wenigen Schritten zusammenstellen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie jeder Schritt formatiert ist, schreibe ich ein Beispielmemo und gliedere es in die einzelnen Schritte auf. Mein Beispielmemo wird eine interne Ankündigung für eine Schreibschulung sein.
1. Schreiben Sie eine Überschrift.
Unabhängig davon, welche Art von Memo Sie schreiben, müssen Sie eine Überschrift einfügen. Dieser Abschnitt sollte enthalten, für wen das Memo bestimmt ist (eine Einzelperson oder eine Abteilung), das Datum, den Absender und eine Betreffzeile.
Ihre Betreffzeile sollte kurz und aufmerksamkeitsstark sein und den Lesern eine allgemeine Vorstellung vom Inhalt des Memos vermitteln.
„Die Überschriften, die Sie verwenden, sollten so beschreibend sein, dass Ihre Leser erraten können, was sie in jedem Abschnitt erwartet“, empfiehlt Kaitlin Milliken, Senior Program Manager bei HubSpot. „Verzichten Sie auf die niedliche Sprache und halten Sie Ihre Überschriften sehr taktisch.“
Stellen Sie sicher, dass der Ton Ihres Titels der Ernsthaftigkeit des Themas und dem Kommunikationsstil Ihres Unternehmens entspricht. Ein witziger Einstieg ist nicht für jedes Memo geeignet.
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So würde das für mein Beispiel-Memo zu einem Schreibtraining aussehen:
2. Schreiben Sie eine Einleitung.
Denken Sie daran, dass Ihr Memo kurz und voller Informationen sein sollte. Ihre Einleitung sollte den Platz effizient nutzen. Sie sollte das Thema oder Problem und die Lösung hervorheben, mit der Sie weitermachen möchten.
„Am Anfang eines jeden Memos sollte klar dargelegt werden, was das Memo abdecken soll“, sagt Karla Hesterberg, Content Marketing Director bei HubSpot. „Je nach Thema kann das so einfach sein wie ein Überblick über eine Aussage, die die Notwendigkeit einer neuen Investition begründet. Je einfacher und direkter, desto besser.“
Das ist eine Realität, mit der ich persönlich zu kämpfen habe. Als Autor möchte ich diese eloquenten Sätze und durchdachten Übergänge einbauen, die beim Vorlesen großartig klingen. Beim Schreiben von Memos muss ich jedoch einen anderen Ansatz wählen.
Meine Einleitung sollte lediglich den Zweck des Memos in zwei bis drei Sätzen zusammenfassen.
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Wenn ich Hesterbergs Tipp anwende, würde ich die Einleitung für mein Memo folgendermaßen schreiben:
3. Geben Sie Hintergrundinformationen zum Problem an.
Denken Sie daran, dass Memos an eine breite Gruppe von Mitarbeitern gehen. Nicht jeder, der Ihr Memo liest, hat den gleichen Hintergrund wie Sie als Verfasser. Sie benötigen einen Abschnitt, in dem Sie alle notwendigen Zusammenhänge erläutern, die die Leute kennen müssen, bevor sie weitermachen.
Was geben Sie also ein? Ich habe Basha Coleman gefragt, eine der besten Memo-Autorinnen in meinem Team. Coleman ist Principal Marketing Manager im Audience Development Team von HubSpot.
Coleman sagt, dass sie am Anfang ihrer Memos einen Abschnitt einfügt, der Folgendes abdeckt:
- Die Situation
- Die Auswirkungen der Situation
- Empfohlene Lösungen
„So erhalten die Beteiligten sofort die wichtigsten Informationen, falls sie nicht die Zeit haben, das gesamte Memo auf einmal zu lesen“, sagt Coleman.
Darüber hinaus verlinke ich gerne auf andere wichtige Dokumente, die Kontext zu einem Thema bieten.
Dies könnte ein zugehöriges Memo eines anderen Teams mit weiteren Informationen sein, ein Nachrichtenartikel, auf den Sie direkt reagieren, oder ein relevantes Dashboard, das das Problem veranschaulicht.
Dieser Abschnitt sollte nicht zu lang sein. Wenn die Leute jedoch mehr erfahren möchten, haben Sie ihnen gerade die Möglichkeit dazu gegeben.
4. Skizzieren Sie Aktionspunkte und einen Zeitplan (optional).
Abhängig vom Zweck Ihres Memos können Sie den Mitarbeitern Aktionspunkte auferlegen oder einen Zeitplan für künftige Änderungen bereitstellen.
Beispielsweise müssen sie möglicherweise bis zu einem bestimmten Termin eine Aufgabe erledigen oder Informationen bereitstellen.
Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:
- Wann können Mitarbeiter mit dem Inkrafttreten von Änderungen rechnen.
- Welche Änderungen es bereits gibt und was in Zukunft zu erwarten ist.
- Fristen, die sie einhalten müssen.
Vermeiden Sie beim Erstellen einer Zeitleiste, einfach nur einen Absatz zu erstellen und überall Daten einzustreuen.
„Scheuen Sie sich nicht, in Ihrem Memo visuelle Hinweise zu verwenden, wie Tabellen, Überschriftenfarben zur Anzeige der Informationshierarchie, Diagramme und Grafiken. Diese können ein Memo kurz und überfliegbar halten“, schlägt Coleman vor.
Milliken stimmt dem zu. In einem kürzlichen Memo zum Aufbau eines Thought-Leadership-Programms fügte sie Tabellen hinzu, in denen jeder Schritt ihres Teams aufgeführt war, mit weiteren Einzelheiten dazu, was erforderlich war und wann dies geschehen würde.
„Ich habe auch eine Infografik einer Pipeline eingefügt, um die einzelnen Phasen des Projekts und die jeweilige Dauer zu zeigen“, sagt sie. „So lässt sich ein Zeitplan leichter visualisieren, als wenn man nur Textblöcke überfliegt.“
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Hier ist eine Beispieltabelle, die ich zur Demonstration erstellt habe.
Wenn seitens des Mitarbeiters keine Maßnahmen erforderlich sind, können Sie diesen Abschnitt weglassen.
5. Begründen Sie alle Argumente.
Wenn Sie eine Bitte oder etwas Neues mitteilen, das für Aufregung sorgen könnte, können Sie Ihre Argumente untermauern, indem Sie eine Begründung angeben, warum Ihre Ankündigung oder Bitte so wichtig ist.
„Denken Sie an Ihre Zielgruppe und versuchen Sie, Bereiche vorherzusehen, in denen sie Fragen stellen, Bedenken haben oder mehr Klarheit benötigen könnten“, sagt Hesterberg. „Versuchen Sie, den Text noch einmal aus der Perspektive eines Menschen zu lesen, der nicht über den gesamten Kontext verfügt, den Sie haben, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie aufbauen müssen.“
Denken Sie daran, dass Sie als Autor des Memos ein Experte auf dem Gebiet sind. Möglicherweise müssen Sie einen Manager oder Kollegen bitten, Ihr Memo skeptisch zu prüfen. Wo haben sie Fragen? Was bedarf einer zusätzlichen Begründung?
Von dort aus können Sie Ihre Argumente untermauern. Dazu gehört oft die Angabe von Statistiken, die belegen, warum eine Änderung so wichtig und dringend ist.
„Denken Sie daran, dass Daten sehr aussagekräftig sind, aber so präsentiert werden müssen, dass sie die Geschichte bereichern und nicht verwirren“, sagt Amanda Sellers, Blog-Strategiemanagerin bei HubSpot.
Beispielsweise ist der Satz „58,97 % haben den Benchmark erreicht und 10,26 % haben den Benchmark weit übertroffen“ klobig. Sellers schlägt stattdessen vor, zu schreiben: „Unsere Strategie funktioniert in fast 70 % der Fälle.“
Das erste Beispiel sei unhandlich, merkt Sellers an, und verweist auf eine Methodik, die für ein breiteres Publikum vermutlich weniger interessant sei.
Unterdessen „zeigt die zweite Zielgruppe das Wichtigere: warum diese Methodik wichtig war und was man daraus lernen kann“, erklärt Sellers.
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Um die Bedeutung des vierteljährlichen Schreibtrainings zu begründen, insbesondere in Verbindung mit KI-Tools, möchte ich meinem Memo diesen Datenpunkt hinzufügen:
6. Dämpfe eventuelle Schläge (optional).
Wenn Sie eine große Änderung vornehmen, die als kontrovers angesehen werden könnte, oder mutige Aussagen machen, durch die sich die Leute gekränkt fühlen könnten, können Sie dies durch einen gut platzierten Vorbehalt abmildern.
Angesichts des Aufkommens der KI könnten Sie beispielsweise eine neue Unternehmensrichtlinie im Zusammenhang mit der Verwendung von KI kommunizieren.
Sie könnten den Schock abmildern, indem Sie sagen, dass es für die meisten Leute kein Problem war, es aber wichtig ist, klare Richtlinien für den Umgang damit zu haben.
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Nehmen wir an, mein Memo vertritt eine andere Position in Bezug auf KI beim Schreiben. So würde ich mein Memo formatieren, um den Schlag abzumildern:
7. Fügen Sie ein Schlusswort hinzu.
Ihr Schlusswort enthält alle Informationen, die Sie noch einmal betonen möchten. Gibt es bestimmte Ansprechpartner, an die sich Leser bei Fragen wenden sollten? Wenn ja, geben Sie sie hier an.
„Eine Schlussfolgerung, in der nur Ihre wichtigsten Punkte wiederholt werden, ist langweilig und wird wahrscheinlich übersprungen“, sagt Milliken. „Beenden Sie mit Ihren überzeugendsten Punkten. Sie können entweder die Dringlichkeit erneut betonen oder die Ressourcen besprechen, die Sie für den Erfolg benötigen.“
Milliken kommt häufig zu dem Schluss, dass ihr Team Unterstützung braucht, um erfolgreich zu sein. Das können zusätzliche finanzielle Mittel, ein Fürsprecher in der Führungsebene oder mehr Zeit sein, um den Wandel umzusetzen.
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8. Vor dem Senden überprüfen und Korrektur lesen
Dieser Schritt scheint ein Kinderspiel zu sein, aber es ist wichtig, Ihr Dokument vor dem Versenden zu überprüfen. Memos dienen dazu, die Leser über bevorstehende Änderungen zu informieren und wichtige Informationen weiterzugeben.
Sie möchten nicht das Risiko eingehen, durch einen Tippfehler oder eine falsche Aussage Verwirrung zu stiften.
„Memos richten sich oft an ein breites Publikum. Sie sollten also einen Text verfassen, der für jeden Leser leicht verständlich ist“, sagt Sellers. „Das bedeutet, eine überzeugende Geschichte zu erzählen, schnell auf den Punkt zu kommen, Fragen vorwegzunehmen und Fachjargon zu vermeiden, um die einfachste Art zu finden, etwas auszudrücken.“
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Bitten Sie einen Kollegen, Ihr Memo durchzusehen, oder verwenden Sie zum Überprüfen und Korrekturlesen ein Bearbeitungstool wie Grammarly oder Hemingway.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Grammarly mein Memo bearbeitet und Verbesserungsvorschläge macht:
9. Erstellen Sie Audio- oder Videohilfen,
Sobald das Memo geschrieben ist, möchte ich es noch einmal durchgehen. Was würde die Botschaft noch deutlicher machen? Sollte ich mit der Kreativabteilung zusammenarbeiten, um eine Infografik zu erstellen? Sollte ich das Dokument über unsere E-Mail-Kanäle verbreiten?
Nachdem ich nun die Zeit investiert habe, möchte ich sicherstellen, dass meine Botschaft gehört wird.
Coleman erstellt häufig eine Aufnahme mit einem Deck und hebt die wichtigsten Punkte im Dokument hervor.
„Das Einfügen von Videozusammenfassungen meiner Memos mit Loom ist hilfreich für die Zugänglichkeit und für vielbeschäftigte Stakeholder, die sich gerne Updates anhören, während sie an anderen Aufgaben arbeiten“, bemerkt sie.
10. Kommunizieren Sie Dringlichkeit (falls nötig).
Der letzte wichtige Tipp? Erhöhen Sie die Dringlichkeit. Wenn Ihr Memo etwas Neues oder Aktuelles anpreist, sollten Sie erklären, warum die Änderung dringend ist und wie wichtig es ist, jetzt zu handeln.
„Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, zu erklären, was uns zu verlieren droht, wenn wir hier nichts unternehmen“, sagt Hesterberg.
Für Pitch-Memos empfiehlt Hesterberg, den Lesern zu erklären, warum dieses Problem wichtig ist und warum es die Leute interessieren sollte. Für erklärende Memos empfiehlt sie, zu erklären, wofür die Informationen im Memo verwendet werden.
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So würde ich meinem Memo zur Schulung Dringlichkeit verleihen:
Arten von Memos
Jetzt wissen Sie, wie man ein Memo schreibt. Doch bevor Sie anfangen, auf der Tastatur herumzuhämmern, ist es hilfreich zu wissen, welche Memo-Typen es gibt.
1. Memo anfordern
Kurz gesagt sind Anforderungsmemos genau das, wonach sie sich anhören: Memos, die dazu dienen, eine Anfrage zu stellen und eine positive Antwort zu erhalten .
Achten Sie beim Verfassen von Anforderungsschreiben auf eine überzeugende Sprache und verwenden Sie, wenn möglich, Statistiken oder Zahlen, um hervorzuheben, warum ein „Ja“ die richtige Antwort ist.
Anwendungsbeispiele für Anforderungsnotizen könnten die Anforderung eines Neukaufs bei Ihrem Unternehmen oder die Genehmigung zur Teilnahme an beruflichen Weiterbildungs- oder Freiwilligentätigkeiten sein.
Wenn Sie Anforderungsschreiben verfassen, müssen Sie Ihre Anfrage klar formulieren, etwaige Kosten benennen, erklären, warum es wichtig ist, und Emotionen und persönliche Gefühle aus der Anfrage heraushalten.
2. Informatives Memo
Sie werden diese auch als Ankündigungsmemos kennen und sie machen den Großteil der meisten Memos aus, die ich gesehen habe. Das Ziel informativer Memos besteht darin, Ihrem Publikum neue Informationen mitzuteilen.
Beispiele für die Verwendung informativer Memos sind Richtlinienänderungen, Unternehmensnachrichten, neue Prozesse oder sogar neue Mitarbeiter.
Letztendlich können Sie sich ein informatives Memo als eine klare, prägnante Möglichkeit vorstellen, Ihrem Publikum Ankündigungen mitzuteilen und die erforderlichen Begründungen für die neuen Informationen zu liefern.
3. Bestätigungsnotiz
Sie können sich Bestätigungsmemos als eine Art Papierspur vorstellen, die sicherstellt, dass wichtige Stakeholder über eine Aufzeichnung der Diskussionen verfügen.
Beispiele für die Verwendung von Bestätigungsnotizen sind die Dokumentation von Gesprächen, sodass Sie im Zweifelsfall eine Begründung haben und alle Unklarheiten klären können, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Beim Schreiben von Bestätigungsschreiben sollten Genauigkeit und Klarheit Ihr oberstes Ziel sein.
4. Richtliniennotiz
Direktive Memos sind weitgehend selbsterklärend. Wenn Sie Ihrem Publikum mitteilen müssen, wie etwas zu tun ist, können Sie ein Direktive Memo mit detaillierten Anweisungen verfassen, die leicht zu befolgen sind.
Zu den Anwendungsbeispielen für Anweisungsnotizen gehört die Weitergabe von Informationen zur Implementierung eines neuen Prozesses, zur Einhaltung neuer Anforderungen oder sogar zur Erledigung notwendiger Aufgaben.
Wann sollte man ein Memo schreiben?
Wie Sie bei den oben genannten Memotypen gesehen haben, dienen die meisten Memos dazu, neue Informationen mitzuteilen. Die Verwendungszwecke von Memos sind jedoch sehr vielfältig.
„Memos dienen verschiedenen Zwecken, aber im Allgemeinen werben sie entweder für etwas Neues oder schlagen etwas Neues vor, fassen Informationen zur besseren Übersicht an einem Ort zusammen oder erläutern bzw. verdeutlichen Informationen zu einem Projekt oder Programm“, sagt Hesterberg.
In den folgenden Szenarien könnten Sie ein Memo schreiben:
- Sie haben eine neue Richtlinie und müssen sie Ihrem Publikum erklären.
- Teilen Sie wichtige Unternehmensaktualisierungen und -informationen.
- Ankündigung neuer Mitarbeiter oder Beförderungen.
- Bestätigen Sie die Details einer Diskussion, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und eine Dokumentation zu erstellen.
- Bringen Sie den Leuten etwas bei oder erklären Sie ihnen, wie sie etwas tun sollen.
- Etwas anfordern und begründen, warum es wichtig ist.
Es gibt viele Möglichkeiten. Kurz gesagt: Wenn Sie etwas mitteilen möchten, ist ein Memo möglicherweise die Lösung.
Bewährte Vorgehensweisen zum Formatieren eines Memos
Nachdem Sie nun wissen, wann Sie ein Memo schreiben sollten, welche Arten von Memos es gibt und welche Elemente in Ihr Memo gehören, habe ich noch ein paar abschließende Tipps für Sie. Zusammenfassend sind hier einige bewährte Vorgehensweisen zum Formatieren eines Memos.
Gehen Sie auf Ihr Publikum ein.
Überlegen Sie sich vor dem Schreiben Ihres Memos, wer Ihre Zielgruppe ist. Wenn Sie wissen, wer Ihr Memo lesen wird, können Sie Ihre Nachricht, Ihren Ton und Ihren CTA auf diese Zielgruppe zuschneiden.
Pamela Bump, Leiterin für Content-Wachstum bei HubSpot, schlägt vor, über die folgenden Fragen nachzudenken.
„Sind die Leser, für die Sie schreiben, vielbeschäftigte Führungskräfte, die eine kurze, einseitige Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen wünschen?“, fragt sie. „Oder sind die Leser eher neugierig und daran interessiert, alle Informationen aufzusaugen, die sie bekommen können?“
Machen Sie es überfliegbar.
Kaitlin Milliken von HubSpot erinnert sich an eine Zeit, als sie ein Memo schrieb, das nicht überflogen werden konnte.
„Als ich gebeten wurde, mein erstes Memo zu schreiben, erstellte ich ein Dokument mit riesigen Textwänden“, sagt sie. „Mein Manager gab mir großartiges Feedback und ermutigte mich, im gesamten Dokument Diagramme und Grafiken zu verwenden. Das macht für mich jetzt absolut Sinn. Niemand möchte eine riesige Aneinanderreihung langer Absätze lesen, aber eine Tabelle überfliegen sie auf jeden Fall.“
Um Ihr Memo leichter lesbar zu machen, verwenden Sie Überschriften und separate Absätze, um neue Gedanken oder Gesprächspunkte hervorzuheben. Sie können auch Tabellen und Diagramme hinzufügen, um bei Bedarf eine visuelle Unterbrechung zu schaffen.
Milliken fügt hinzu: „Aufzählungszeichen sind Ihre Freunde. Sie schaffen in Ihrem Dokument Unterbrechungspunkte und sorgen dafür, dass die Informationen leicht verdaulich sind.“
Achten Sie auf die Länge.
Die Länge Ihres Memos hängt von der Art des Memos ab. Im Allgemeinen ist ein Memo ein oder zwei Absätze lang. Die Länge kann jedoch variieren, wenn Sie ein informatives Memo oder ein Anforderungsmemo schreiben.
Wenn Ihr Publikum am Lernen interessiert ist, können Sie in einem informativen Memo mehr Einzelheiten angeben, während ein Anforderungsmemo kurz und bündig sein sollte.
„Wenn Sie sich nicht sicher sind, entscheiden Sie sich für ein kürzeres Dokument mit 1–2 Seiten, verknüpfen Sie es aber mit einer anderen Seite oder einem Dashboard mit weiteren Daten, Kontext oder Informationen, in die sie bei Bedarf eintauchen können“, schlägt Bump vor.
Nachdem Sie nun wissen, was ein Memo enthält, finden Sie hier als Orientierungshilfe eine leicht verständliche Vorlage für ein Geschäftsmemo mit Beispielen zur Verwendung für unterschiedliche Zwecke.
Geschäftsmemo-Vorlage
MEMORANDUM
ZU:
AUS:
DATUM:
THEMA:
Mit diesem Schreiben möchte ich Sie darüber informieren, dass [Grund für das Schreiben des Memos].
Während unser Unternehmen weiter wächst … [Beweise oder Gründe zur Unterstützung Ihres einleitenden Absatzes].
Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben. In der Zwischenzeit wäre ich Ihnen für Ihre Mitarbeit dankbar, da [offizielle Geschäftsinformationen] veröffentlicht werden.
Format der Vorlage für ein Geschäftsmemo
Das Format der Geschäftsnotizvorlage ist darauf ausgelegt, Ihre Botschaft effektiv zu kommunizieren. Eine Notiz sollte die notwendigen Informationen auf eine Weise verbreiten, die für eine große Anzahl von Mitarbeitern leicht zu verstehen ist.
Eine treffende Betreffzeile macht sie darauf aufmerksam, dass dieses Memo speziell für sie relevant ist. Und wenn Sie mit einer Zusammenfassung beginnen, können die Empfänger die allgemeine Botschaft verstehen, bevor sie tiefer in die Details eintauchen.
Die Hintergrundinformationen bieten einen Kontext zur Nachricht und die Übersicht und der Zeitplan sollten wahrscheinlich auftretende Fragen beantworten.
Kopfbereich
In Ihrer Kopfzeile sollten Sie Ihren Inhalt eindeutig als „Memorandum“ kennzeichnen, damit Ihre Leser genau wissen, was sie erhalten. Wie bereits erwähnt, sollten Sie „AN“, „VON“, „DATUM“ und „BETREFF“ angeben.
Diese Informationen sind für die Bereitstellung von Inhalten relevant, beispielsweise wen Sie ansprechen und warum.
Absatz Eins
Im ersten Absatz sollten Sie schnell und klar den Zweck Ihres Memos darlegen. Sie könnten Ihren Satz mit den Worten beginnen: „Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren …“ oder „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu bitten …“.
Ein Memo sollte kurz, klar und auf den Punkt gebracht sein. Sie sollten Ihre wichtigsten Informationen gleich zu Beginn liefern und dann die nachfolgenden Absätze als Gelegenheit nutzen, ins Detail zu gehen.
Absatz Zwei
Im zweiten Absatz sollten Sie Kontext oder Belege liefern. Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Memo informiert das Unternehmen über eine interne Umstrukturierung.
Wenn dies der Fall ist, sollte Absatz zwei etwa lauten: „Da unser Unternehmen weiter wächst, haben wir entschieden, dass es sinnvoller ist, unser Videoproduktionsteam von unserem Content-Team zu trennen.
Auf diese Weise können sich diese Teams stärker auf ihre individuellen Ziele konzentrieren.“
Absatz drei
Im dritten Absatz sollten Sie Ihre spezifischen Wünsche an jeden Mitarbeiter angeben. Wenn Sie einen Teamausflug planen, würden Sie hier beispielsweise Folgendes angeben: „Bitte antworten Sie auf Ihre Teilnahme an Ernährungseinschränkungen“ oder „Bei Fragen senden Sie mir bitte eine E-Mail.“
Wenn Sie das Personal hingegen über bevorstehende Bauarbeiten am Gebäude informieren, könnten Sie sagen: „Ich wäre Ihnen während dieser Zeit für Ihre Mitarbeit dankbar.“
Auch wenn Sie von den Mitarbeitern keine bestimmten Maßnahmen erwarten, sollten Sie dennoch mitteilen, wie Sie sich den Umgang mit der Neuigkeit wünschen und ob Sie von ihnen erwarten, dass sie auf das Memo reagieren.
Herunterladbare Memo-Vorlage
Möchten Sie das obige Memoformat in seiner endgültigen Form sehen? Laden Sie die unten angezeigten kostenlosen Geschäftsmemovorlagen von HubSpot herunter .
Das Dokument bietet Ihnen einen Rahmen, der Ihr Memorandum in Unterthemen gliedert, damit die Mitarbeiter die Informationen besser verarbeiten und nach der Lektüre verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Memo-Beispiele
Verschiedene Branchen oder Situationen erfordern leicht unterschiedliche Memos. Einige müssen länger oder kürzer sein, andere haben möglicherweise keinen Zeitplan und einige enthalten umfangreiche Hintergrundinformationen.
Das Format Ihres Memos sollte an die Nachricht angepasst werden, die Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln möchten.
Memo zur Startverzögerung
Ziel dieses Memos ist es, anzukündigen, dass sich die Markteinführung eines Produkts verzögert. Die Einführung enthält das neue Datum, sodass ein Zeitplan oder eine lange Übersicht nicht erforderlich sind.
Das Format dieses Memos könnte auf andere Situationen angewendet werden, in denen eine einfache, aber wichtige Änderung stattfindet.
Was mir gefällt : Das Launch-Memo gibt den Lesern Einblick in Verzögerungen bei der Produkteinführung und kann so die Frustration lindern, die bei Kunden oder Mitarbeitern sonst möglicherweise entsteht, wenn sie nicht informiert werden.
Auch andere Datumsänderungen, Werbeaktionen, Meilensteine oder Produktankündigungen könnten dieses Format nutzen.
Memo zur Gebäudeaktualisierung
Es gibt logistische Aspekte eines Unternehmens, die Ihre Mitarbeiter betreffen, aber nicht unbedingt ihre Arbeit betreffen. Dieses Memo zeigt ein Beispiel für die Umgestaltung einer Büroküche. Das ist zwar ein wenig umständlich, aber nicht von großem Ausmaß.
Was mir gefällt : Dieses Memo zeigt, dass ein Unternehmen Verständnis für die Auswirkungen hat, die Renovierungen auf die Mitarbeiter haben können, und zeigt Respekt und Rücksichtnahme gegenüber deren Bedürfnissen.
Dieses Memoformat könnte auf andere Gebäudeaktualisierungen, Homeoffice-Tage oder andere umfassende, aber kleinere Ankündigungen angewendet werden.
Gemeinschaftsmemo
Feiern, Veranstaltungen, Thementage oder andere lustige Dinge für Ihre Mitarbeiter können auch durch Memos kommuniziert werden. Community-Memos wie dieses Beispiel sind im Allgemeinen kürzer, da sie nicht viele Hintergrundinformationen oder viele Details erfordern.
Was mir gefällt : Dieses Memo enthält klare Anweisungen zum Veranstaltungsort. Wenn nur die Stockwerknummer angegeben wäre, wäre dies weniger effektiv gewesen.
Memos dieser Art sollten mindestens eine Zusammenfassung, ein Datum und einen Ort enthalten.
Mehr lesen: Was ist Swagger? Ein Leitfaden für Anfänger
Überzeugungsmemo
Überzeugungsmemos werden verwendet, um Leser zu ermutigen, im Hinblick auf ein Ereignis oder einen Vorschlag aktiv zu werden, beispielsweise durch Wählen oder Einreichen einer Petition.
Was uns gefällt : Bei diesem Überzeugungsmemo steht die Bereitstellung von Informationen für den Leser im Vordergrund, damit er selbst lernen und auf der Grundlage seiner Erkenntnisse eine Entscheidung treffen kann.
Die Hauptbestandteile des Überzeugungsmemos sollten einen Überblick über die vorliegende Aufgabe, einen Kontext für weitere Informationen und einen Aufruf zum Handeln enthalten, der die potenzielle Wirkung auf den Leser hervorhebt.
Bringen Sie Ihre Memos auf den Punkt
Der Hauptunterschied zwischen einem Memo und einer einfachen E-Mail liegt nicht in der Komplexität, sondern in der Größe der Zielgruppe.
Ein Memo kann einfach oder kompliziert sein, solange es Ihre Botschaft effektiv übermittelt und für die empfangende Mitarbeitergruppe relevant ist. Und die Nachricht selbst sollte klar und prägnant sein, unabhängig davon, welches Memoformat Sie verwenden.
Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2018 veröffentlicht und der Vollständigkeit halber aktualisiert.
