Ein moderner virtueller Datenraum ist ein sicherer Ort zum Austausch von Dokumenten. Sie können Informationen mit bestimmten Personen teilen und das Risiko verringern, dass andere die Informationen sehen. Aus diesem Grund werden virtuelle Datenräume heutzutage häufig für Fusionen und Übernahmen (M&A) und andere vertrauliche Geschäftstransaktionen, einige Rechtsstreitigkeiten und sogar für allgemeine Dateifreigabe und -speicherung genutzt.
Historisch gesehen waren Datenräume physische Räume, in denen gedruckte Dokumente aufbewahrt wurden. Die meisten Online-Datenräume sind heutzutage sichere Orte. Diese werden manchmal als virtuelle Datenräume (VDRs) bezeichnet. Mit Software as a Service (SaaS) können Anbieter virtueller Datenräume neben dem allgemeinen Umgang mit vertraulichen Geschäftsdateien auch spezielle Sicherheits- und Supportfunktionen anbieten. Datenraum Anbieter sind die nützlichsten Erweiterungen, die Unternehmen die Werkzeuge an die Hand geben, um intelligenter und effizienter zu arbeiten.
Wer nutzt den virtuellen Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist für Fusionen und Übernahmen unerlässlich. Zu den Kunden von M&A Data Room gehören Geschäftsentwicklungsteams, Investmentbanker, Private-Equity-Experten und Rechtsgruppen. Datenräume sind wichtig für:
- Börsengänge (datenraum einrichten IPOs), bei denen Transparenz und Vertraulichkeit wichtig sind;
- Virtuelle Datenräume können auch für Unternehmensprüfungen genutzt werden und bieten einen einzigen, sicheren Ort zum Speichern aller Dokumente, auf die Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Anwälte und Aufsichtsbehörden Zugriff benötigen;
- Kollaborative Projekte können auch die Möglichkeiten virtueller Datenräume nutzen, um kritische Informationen zu zentralisieren; Unternehmen können außerdem ganz einfach virtuelle Datenräume nutzen, um wertvolle Geschäftsdateien sicher zu speichern und aktiv zu teilen.
Warum virtuellen Datenraum nutzen?
Unterstützung für Sicherheit, Risikomanagement und deutliche Steigerungen der Effizienz, Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Transaktionskosten sind nur einige der wichtigsten und geschäftsvorteilhaften Funktionen, die ein hochwertiger virtueller Datenraum bietet.
Zu den alternativen Dateifreigabeformaten gehören E-Mail, Dropbox, Cloud-Laufwerke und Flash-Laufwerke. Wir können jedoch das Anzeigen, Kopieren oder Drucken Ihrer Inhalte ohne Genehmigung nicht verbieten. Es gibt andere Möglichkeiten, den Verifizierungsprozess zu verwalten, beispielsweise auf elektronischem Weg. Allerdings machen sie die Zusammenarbeit schwierig und unsicher.
Die Versionierung von Dokumenten im Unternehmen (und aktive Änderungen, die in zahlreichen Geschäftsprozessen immer auftreten) kann ein großes Problem darstellen. Obwohl die Ergebnisse der Due Diligence ohne den Einsatz einer virtuellen Datenraumfunktionalität erfasst werden können, ist der Prozess deutlich komplexer und birgt das Risiko von Datenlecks. Bei sensiblen Transaktionen wie Fusionen und Übernahmen kann nur ein virtueller Datenraum einen wirklich sicheren Dateiaustausch und effizientes Prozessmanagement, Zusammenarbeit und Due Diligence ermöglichen.
Wie nutzt man die verfügbaren virtuellen Datenraumfunktionen?
Richten Sie Ihren virtuellen Datenraum in nur wenigen Schritten ein. Auf der grundlegendsten Ebene ist es:
- Finden Sie einen Anbieter für virtuellen Speicher;
- Laden Sie das Dokument herunter, das Sie speichern möchten;
- Organisieren und indizieren Sie Ihre Inhalte mithilfe der am besten geeigneten Dateistruktur;
- Es ist wichtig, Informationen, die Benutzer nicht benötigen, vorab zu bearbeiten;
- Erstellen Sie Rollen (dh definieren Sie verschiedene Arten von Benutzern, die Zugriff benötigen) und weisen Sie Berechtigungsstufen zu;
- Verfügen Sie über Checklisten für das Projektmanagement und die Überwachung.
Wir befähigen Unternehmen, intelligenter zu arbeiten
In den letzten Jahren werden aufgrund der Covid-19-Pandemie und der weit verbreiteten Nutzung von Fernarbeit immer mehr sensible Informationen virtuell übertragen. Das spart zwar Zeit und Aufwand, birgt jedoch auch Risiken beim digitalen Austausch. Denken Sie daran, dass nicht alle Daten gleich sind und Standardsicherheitsmaßnahmen möglicherweise nicht ausreichen, um die sensibelsten Informationen zu schützen. Das Risiko einer übermäßigen Offenlegung oder eines missbräuchlichen Zugriffs auf wertvolle Geschäftsdaten ist sehr hoch und die Folgen einer Offenlegung sind sehr schwerwiegend. Hier kommen virtuelle Datenräume ins Spiel.
Wenn Sie persönliche Informationen gerne elektronisch teilen, haben Sie wahrscheinlich schon von virtuellen Datenräumen gehört. Ein virtueller Datenraum (auch bekannt als datenraum anbieter m&a) ist ein hochsicheres Online-Repository für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten zum Teilen, Speichern und gemeinsamen Arbeiten an verschiedenen Geschäftsprojekten und zum Arbeiten in einem Geschäftsraum, in dem alle interessierten Parteien aktiv an der Lösung bestimmter Aufgaben zusammenarbeiten.
Stellen Sie es sich wie einen mit Akten gefüllten Heimsafe vor. Es gibt nur einen Eingang und einen Ausgang. Entscheiden Sie, wer Zugriff hat, und geben Sie ihm persönlich die Schlüssel zu den benötigten Dateien. Ob Fusion, Übernahme, Verkauf, Immobilientransaktion, Finanzierung, Börsengang oder Prüfung – Joint Ventures, virtuelle Datenräume können all diese Prozesse für alle Beteiligten so sicher und verständlich wie möglich gestalten.
Der virtuelle Datenraum bietet maximale Sicherheit
Wenn Sie an Hochrisikoprojekten arbeiten, können Sie vertrauliche Informationen offenlegen oder an Dritte weitergeben. Ein Prozess, der bereits riskant ist, aber der Wert offengelegter vertraulicher Informationen macht ihn noch riskanter. Wenn das, was Sie teilen, nicht sicher ist, kann es zum Hauptziel von Cyberkriminellen werden.
Datenraum due diligence verhindert dies und schützt Ihre Daten von Beginn der Zusammenarbeit der Parteien an. Benutzer, die auf den online datenraum zugreifen, müssen im Voraus eine Genehmigung einholen. Administratoren können für jeden Benutzer unterschiedliche Zugriffsrechte und Schlüsselfunktionen mit strengen Berechtigungen festlegen und so sicherstellen, dass niemand auf Ihre Daten zugreifen kann, es sei denn, Sie fordern diese Rechte ausdrücklich an. Verfolgen Sie ganz einfach Ihre Daten und sehen Sie, wer Ihre Dokumente angezeigt, heruntergeladen oder bearbeitet hat.
